L’entretien professionnel annuel n’est pas une simple formalité RH : c’est désormais la pièce maîtresse qui conditionne la légalité du versement du Complément Indemnitaire Annuel (CIA) aux agents.
Le principe : pas de CIA sans entretien préalable
Le CIA, deuxième composante du RIFSEEP, rémunère l’engagement professionnel et la manière de servir de l’agent. Cette appréciation doit obligatoirement s’appuyer sur les conclusions de l’entretien professionnel annuel, obligation codifiée aux articles L.521–1 à L.521–5 du Code général de la fonction publique.
La jurisprudence administrative est désormais constante sur ce point : seules les constatations de l’entretien professionnel peuvent servir de base à l’appréciation de l’engagement professionnel et de la manière de servir (TA de Rouen, 20 février 2024). Le juge administratif sanctionne ainsi les collectivités qui motivent une décision de CIA, y compris une décision de CIA nul, sans avoir conduit l’entretien préalable.
Une jurisprudence qui se durcit : le risque indemnitaire pour la commune
Une décision du tribunal administratif de Nîmes a marqué un tournant : un agent d’une commune du Gard, privé d’entretiens professionnels depuis plusieurs années et n’ayant en conséquence perçu aucun CIA, a obtenu du juge la condamnation de sa collectivité à lui verser l’intégralité du complément dont il avait été privé sur toute la période concernée, soit plusieurs milliers d’euros.
Le raisonnement du juge est limpide : l’absence d’entretien ne permet pas seulement de contester le montant attribué, elle prive purement et simplement la collectivité de toute base légale pour refuser le versement de la prime. Autrement dit, l’inaction RH se transforme en dette financière pour la commune.
Ce que cela implique concrètement pour les maires employeurs :
- L’entretien doit être organisé chaque année, sans exception, pour tout agent éligible au CIA, y compris pour le DGS, dont l’évaluation relève directement du maire ou du président de l’intercommunalité ;
- Le compte rendu d’entretien doit être formalisé et conservé : il constitue la pièce justificative en cas de contentieux, que le CIA versé soit élevé, modeste, ou nul ;
- Les critères d’évaluation doivent être ceux fixés par la délibération RIFSEEP de la collectivité, et non des critères improvisés au moment de l’entretien ;
- Un CIA à zéro euro reste possible, mais il doit lui aussi être justifié par un entretien ayant eu lieu, le silence ou l’absence de procédure ne suffit pas à fonder une décision de non-versement ;
- L’importance de la chaîne hiérarchique complète : si le maire évalue le DGS, le DGS doit à son tour évaluer ses propres collaborateurs dans les mêmes conditions de régularité.
Le bon réflexe
Pour les petites communes qui n’ont pas de service RH structuré, le centre de gestion du département peut accompagner la mise en place ou la sécurisation de la procédure d’entretien professionnel. C’est un point de vigilance simple à corriger, mais dont l’absence peut coûter cher.